保険代理店営業マンの名刺管理にはエバーノート(Evernote)がもってこい

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今回はITを使った業務効率について話します。

とかくこの損保代理店業界はITスキルについて意識の低い方が多いです。
得手不得手はあるとは思いますが、お客様の前でノートパソコンやタブレット端末などで対面販売を各保険会社が推奨する以上、今後もパソコンが苦手と言って手を付けないとお客様からも見放される時代が来ると思います。

なので、ITスキルについては、例えば、法人向け生命保険を売るために皆様が覚える税務などのように保険商品を売るために必要なスキルと思って取り組んで欲しいです。

私もそこまで詳しい訳ではないのですが、とても重要なスキルと思っているので、日々情報収集や実践を行っております。そんな中で比較的簡単に使えるものを今後もブログの中で紹介していきます。

 

 

今回はエバーノート（Evernote）の活用事例を紹介します。

「エバーノート（Evernote）」が何なのかについては、色んなブログやホームページなどで多数紹介されておりますので、ここでは省略します。詳しく知りたい方は、「Evernoteとは」で検索して調べてください。

エバーノートの優れているところは、検索機能が秀逸な点です。私は普段エバーノートをよく利用しておりますが、その中で役立つ機能として「名刺管理」があります。

多くの方が名刺管理については、あいうえお順で名刺フォルダーなどに入れる管理をされているかと存じます。
しかし、実際に名刺を利用する時に、こういうことはないでしょうか。
「会社名は解るけど名前が思い浮かばない」
「名前は解るけど会社名が思い浮かばない」
「顔は覚えているけど会社も名前も思い浮かばない」
「他の社員と名刺を共有したい」

このような問題をエバーノートで解決できます。
エバーノートで名刺を保存する方法もいろんなサイトで詳しく乗っているので多くは書きませんが、簡単に説明しますと、まずエバーノートのスマホアプリから新規ノートを選び次に写真のアイコンをタッチして名刺をスマホのカメラから撮ります。

そうすると自動的に名刺の情報をエバーノートが読み込み、簡単な名刺の作りであれば、氏名や住所、会社名などをテキスト情報として残してくれます。

私がお勧めするエバーノートでの名刺管理方法は、名刺交換したその日、遅くとも二日以内にエバーノートに名刺を撮ります。テキストとして残る氏名などの情報は、名刺の構造やエバーノートの読込ミスなどで間違った情報になる場合もありますが、テキストを修正すれば解決します。

しかし、そのすべてを修正するのは時間が掛かるので、私は忙しい時は名前と会社名だけをスマホで修正して保存しておきます。また、併せてタグという欄に「名刺管理」と入力して、名刺は全てその中で検索することが出来るようにします。

 

では、溜め込んだ名刺の情報を具体的にどのような時に活用するのかをお話しします。

例えば交流会に参加したときに、以前にどこかで会った人がいたとします。
「どこかで会ったけど名前覚えてないな」
「確か去年の3月頃にあったんだよな」

そんな時にスマホからエバーノートを立ち上げ、タグから「名刺管理」を選ぶと時系列で名刺が一覧で表示されます。何月頃会ったかが解ればそこから名刺を探せば良いのです。

また、この地域の人たちにDMを出したいという場合も、エバーノートから○○市などと入力すれば、自動的に名刺からその市区町村に該当する情報を検索して表示してくれます。

「自分にとって必要な検索項目」さえ解れば、名刺を写真で撮った後にどこを確認・修正すれば良いのかが明確になり、管理するのが簡単になります。
更に凝った使い方をしたい場合は、名刺のノートからメモ書きとして、その方の家族構成やあった日付、どのような話をしたかなどを時系列にまとめて顧客カードとしても活用できます。

エクセルなどで顧客管理するのも良いのですが、一から入力する手間や検索・ソートが不十分など、ストレスを感じることが多いです。その点エバーノートなら、ある程度の画像であれば、そこから自動で文字を読み取ってくれるので、入力のストレスも少なく、検索もしやすいので非常に便利です。

まだ使われてない方は、是非一度試してみてください。
活用されている方で、更に便利な活用方法などございましたらコメント頂けると幸いです。